Како ефикасно организовати радни простор
Алекандра Савина
Већину дана проводимо на послубез обзира да ли је то уред или кућни уред. Међутим, често жртвујемо сопствену удобност и ретко размишљамо о томе како нас простор око нас утиче. Ако вам се чини да немате времена и да сте заглибљени у гомили дужности, могуће је да је ствар у несастављеној хрпи папира на столу гдје је немогуће наћи ништа. Делимо савете који ће вам помоћи да боље организујете своје радно место како бисте радили продуктивније.
Ослободите се вишка
Пре него што почнете да реорганизујете радно место, морате да избаците све непотребно. Чак и ако радите продуктивније на неочишћеном столу, ослобађање од онога што не доноси никакво добро неће шкодити. То се односи на све: радне папире и канцеларијски материјал, и све остало - покушајте да урадите неопходни минимум. Хладно избаците оно што вам не помаже у раду: пар незаборавних ствари и омиљена фотографија у оквиру неће ометати, али ако су много веће, могу заузети озбиљан део радне површине.
Прољетно чишћење сваких неколико мјесеци и редовно га чистити. Изаберите најпогоднији распоред за себе (на пример, 15 минута на крају сваког радног дана или сат у петак) и држите се тога - лакше ћете одржавати ред, а документи и папири неће се акумулирати на столу. А да бисте се ослободили непотребног лакше, увек држите канту за смеће поред стола. Осим тога, на крају дана корисно је обрисати стол антибактеријском крпом.
Бави се папирима и документима
Будимо искрени: папир - главни извор смећа на радној површини. И, иако радимо са њима све мање и мање, нема толико компанија које су се у потпуности пребациле на електронско управљање документима као што је могло бити. Да бисмо се лакше носили са протоком, на столу можете имати два пладња или два фолдера - у зависности од броја докумената на које се морате позабавити. У првом, морате додати све ново: апликације за потпис, неотворена писма и слично. У другом, морате послати документе које сте погледали и које треба касније обрадити - тако да ништа неће остати без пажње.
За папире о којима сада не морате да се бавите, али које још увек морате да понесете са собом, боље је да имате неки систем за складиштење. То не морају бити познате фасцикле: ако немате много простора на столу, можете покушати да на зид ставите специјалне тацне (на пример, за чување новина). Мале ноте, ноте и подсјетници умјесто досадне плутане плоче могу се објесити на посебну решетку. Посебно важни документи могу се скенирати и похранити на компјутерску копију.
Размотрите систем пречица и смећа - можда ће вам бити довољно да једноставно потпишете фолдере, или ће можда бити корисно означити их бојом како бисте брже пронашли оно што вам је потребно. Приликом склапања папира, запитајте се да ли вам је заиста потребно и да ли ћете их контактирати у будућности - већину онога што чувамо „за сваки случај“ никада не користимо. Покушајте да не покрећете фасциклу "Остало" или "Разно" - највероватније ћете током времена заборавити шта је тачно тамо.
Покушајте да уведете принцип "Папир - акција". Немојте допустити да документи и напомене само леже на столу, сматрате их радњом коју требате обавити: на примјер, посјетница на којој је писан телефонски број је прилика да се направи нови контакт на паметном телефону или се у дневник упише да вам је потребан нетко да позовете
Користите кутије и друге алате за складиштење.
Када се бавите папирима, обратите пажњу на друге ставке на радној површини. Са било којом љубављу коју одаберете од прибора, боље је да их не држите стално на столу, и да добијете по потреби - тако ће бити више простора и мање прашине. За мале ствари можете, на пример, користити подметаче за јаја. У одвојеној кутији или контејнеру вреди стављати оно што не користите често: на пример, шиљак, калкулатор или лепљива трака.
Кутије, фасцикле и контејнери за складиштење су јефтини (могу се наћи у истој ИКЕА), али ће помоћи да се радни простор користи много ефикасније - иу уреду иу кући. Изаберите трајне које ће трајати дуго времена - и не заборавите да размислите о систему етикета и смећа, као што је случај са папирима.
Држите жице у реду
Да би радна површина изгледала чишће, морате сакрити жице и продужне каблове: можете купити посебан контејнер, или можете покушати сами - из кутије за ципеле. Ако нема пуно простора и нема мјеста за сакривање жица, требали бисте их барем лагано везати тако да се не ометају и да нису збуњени.
Сортирајте датотеке на рачунару
Још једна важна ствар у организацији радног простора је сортирање датотека на рачунару. Ако то још нисте учинили, издвојите сат или два да организујете документе на нови начин: то је застрашујуће, али онда ћете се захвалити. Као иу случају обичних папира, систематизација и етикете које вам одговарају су од велике помоћи. Ако често морате да радите са различитим верзијама истог документа, корисно је размотрити систем именовања који ће бити разумљив свим запосленима који раде на задатку. Осим тога, име сваке нове верзије, можете додати датум и, ако је потребно, вријеме - то ће бити тако лако разумјети када су направљене посљедње промјене, и успоредити верзије.
Мапе које вам сада нису потребне, али ће бити корисне у будућности, можете архивирати - тако ће бити лакше навигирати. Копија највреднијих докумената треба да буде сачувана у цлоуд сервису - за сваки случај.
Организујте додатни простор за складиштење.
Овај савет је првенствено потребан онима који раде од куће, а не само документима, већ и обимнијим материјалима: ако оставите папире на столу за викенд у канцеларији, то није тако застрашујуће, онда код куће желите да простор буде што чистији. Немају сви засебну канцеларију или велики радни простор, али у овом случају постоји излаз. Можете додати висеће полице изнад стола или организовати додатно складиште испод.
Подијелите радно мјесто у зоне
Ово је корисна техника која ће вам помоћи да се ефикасније носите са различитим задацима: заузмите место за рад на компјутеру и засебан простор за задатке који се могу решити без њега - са штампаним документима или, на пример, браинсторминг са бележницом у руци. Чак и ако имате мали сто, још увек можете да засерете простор: довољно је, на пример, да пређете на другу страну или седнете на заједничку софу.
Ако радите од куће, врло је важно издвојити посебан простор за рад (чак и ако је то дио кухињског стола или малог склопивог стола). То је прије свега потребно како би се одвојио рад и особни живот (рад од куће може бити тешко пребацити из једног начина рада у други), али може бити корисно са практичне тачке гледишта. На пример, корисно је имати посебан радни рачунар на који деца неће приступити и који се неће сломити у најнеповољнијем тренутку.
Држите ствари при руци
Сматрамо да примењујете овај принцип у сваком случају, али ће бити корисно поново рећи. Када постављате кућну канцеларију, организујете простор и одређујете где ће та или она ствар лежати, почните првенствено од тога како је структуриран ток посла. Најнеопходније ствари увек треба да буду при руци, иначе се руководите начином на који користите објекте - на пример, држите папир близу штампача, и налепнице - у близини места где обично радите са документима или читате неопходне књиге за рад.
Побрините се за ствари које ће вас учинити бољим.
Размишљајући о радном простору, немојте заборавити на удобност - иу малим стварима. Веома је важно изабрати удобну столицу тако да нема болова у леђима и врату, да се брине о довољном осветљењу (ако је мрачно у канцеларији, да купи столну лампу) и другим стварима које могу да побољшају канцеларијски посао - на пример, јастук испод зглоба који помаже у спречавању појаве тунелског синдрома, или ослонца за ноге, што олакшава оптерећење на леђима и врату.
Немојте јести за својим столом
Иако се овај савет не односи на организацију простора, већ на организацију радног процеса, а чини се очигледним, они се и даље често занемарују - али узалуд. Када једете за својим столом, можете несвесно јести (када смо заузети, не обраћамо пажњу на то колико једемо, чак и ако нисмо гладни, а често и не користимо најкорисније грицкалице). Осим тога, пауза за ручак (иако мала) ће помоћи да се одврати од посла и врати им се новим снагама.
Ако се не може избјећи грицкање за вашим столом, одаберите храну која се не распада, просипа или мрље (тресење мрвица са тастатуре или просипање чорбе на радни лаптоп је тужна перспектива), покушајте да будете опрезни и не узнемиравајте друге (јак мирис хране може будите неугодни према колегама), очистите за собом и обавезно обришите сто након вечере.
Фотографије: ЦБ2, Блу Дот, ИКЕА, МоМА Десигн Сторе