Контролна листа: 8 знакова да не знате како да распоредите време
алекандер савина
Изгледа да оцењује ефикасност вештина управљања временом врло једноставно: ако имате времена да обавите сав посао у наведеном периоду или сте у могућности да убрзате у критичној ситуацији и обавите задатке што је брже могуће, онда је све у реду. Али понекад проблеми са расподелом времена нису толико очигледни - на пример, ако имате времена за све, али с времена на време осећате да делујете на граници могућности. Разумемо како да то схватимо - и шта да урадимо у вези тога.
1
Не можете процијенити колико ће трајати ваша акција.
Ако приметите да сте са закашњењем од пет до десет минута (да радите, да се састајете са пријатељима и где год да сте), можда је проблем у томе што не разумете колико времена имате различите задатке. То се дешава - чини се да сте сигурни да је ствар једноставна и тек на самом крају схватите да ће вам требати додатних десет минута.
Добра вијест је да се можете носити с тим: ако примијетите склоност да планирате све у исто вријеме, једноставно поставите сваки случај два пута - или барем тих петнаест додатних минута. Многи људи користе ову технику приликом планирања свог радног дана: запамтите да се неочекивана виша сила увијек може убацити у складну листу задатака.
2
Немате јасан план за тај дан.
Листа задатака је једна од најједноставнијих и најефикаснијих алата за управљање временом: захваљујући томе, лако можете разумети колико времена сте потрошили на задатке и где систем не ради. Све то, наравно, не значи да морате рачунати на дан до тренутка - али барем разумјети листу питања и размислити о томе што и у којем редослиједу ћете бити ангажирани увијек корисно.
Многи у послу и изван њега отежани су осјећајем да има превише проблема и није јасно које се прво треба узети. Дневник или пословни план ће ријешити овај проблем и додати специфичности дана: попис ставки плаши далеко мање од хаоса у мојој глави.
3
Бојиш се делегирати
"Ако желите да урадите нешто добро, урадите то сами" - популарна, али не и најпродуктивнија идеја: увек постоји ризик да сакупите толико ствари које једноставно не можете носити с њима. Ако сте навикли да пратите процес од почетка до краја и нисте спремни да се ослободите контроле, али то почиње да омета продуктивност, размислите да ли је време да се део задатака пренесе на неког другог.
А ако одустанете од радних питања, још нисте спремни, онда је сасвим могуће да поверите чишћење неком другом, а уместо кувања након напорног дана - наручите храну код куће. Слободно време се може потрошити на одмор - да будемо продуктивнији следећег дана.
4
Не приоритете
Да бисте оптимизовали време, није довољно да схватите шта треба да урадите за један дан - такође морате да процените шта је важно да сада урадите и шта можете сачекати. "Врло често одгађамо важне задатке, оне који нас притискају - због менталног напора који морамо ставити да бисмо се концентрирали на њих", рекао је тренер Кимберли Медлоцк.
Лакше је одговорити на десетак писама, иако они не захтијевају хитну реакцију, него узети велики и важан извјештај који треба поднијети што је прије могуће - иако је продуктивније обратити пажњу на други. Ако је ово ваш случај - покушајте да преиспитате приоритете: без обзира колико је тешко преузети већину посла, сигурно ћете бити захвални себи што сте то учинили.
5
Покушаваш да урадиш десет ствари одједном.
Нису сви стручњаци сматрали да је мултитаскинг тако добра идеја. А ако је лако изаћи на крај са два механичка случаја (на пример, слушање подцаста и истовремено), две акције које захтевају сталну пажњу (на пример, гледање ТВ серије и покушај да се одговори на е-пошту у исто време) је теже комбиновати - највероватније ћете брзо пребацивање са једног задатка на други.
Насупрот ономе што логика диктира, вероватно ћете се брже носити са случајем ако будете обраћали пажњу само на њега. Можете испробати чувену "технику парадајза": покрените тајмер за двадесет пет минута и немојте да вас омета ништа у овом тренутку - када време истекне, можете да направите паузу од пет минута.
Можете испробати мање строге методе - на примјер, одредити одређено вријеме за одређени задатак (рок вас чини бржим - главна ствар је да се не преоптеретите) или само покушате минимизирати вањске подражаје. Почните са електронском поштом: уместо да журите да је проверите једном у пола сата, одвојите неколико минута два или три пута дневно.
6
Не опуштате се
Након студентских година, многи ће се суочити с тешким открићем: не спавајте цијелу ноћ, а онда, као да се ништа није догодило, не могу пословати. Ви сте вероватно приметили да се у данима када нисте довољно заспали или сте били веома уморни, чешће ометали, а рад иде много спорије него што је могао.
У таквим случајевима увек постоји ризик од пада у опасну трачницу када схватите да сте током дана радили веома мало и да завршавате ствари касно ноћу - тако да не будете довољно спавали следећег дана и радили мање него што бисте могли. Ако се на то ухватите, знајте да је најбољи помагач продуктивности добар сан (не заборавите на његову хигијену!).
7
Не знате како да кажете не
Превише задатака је једноставно немогуће остварити: покушавајући да урадите све одједном, у одређеној фази, можда ћете морати да жртвујете квалитет или услове. Увек постоје људи око вас који траже услугу или услугу, чини се да не постоји ништа лоше у једном малом бизнису - док не схватите да се бројни захтеви мијешају у ваше, много важније за вас.
Лако је прецијенити колико задатака можете да преузмете, као и да направите грешку у времену које је њима потребно - а све то може довести до сагоријевања. Зато је толико важно научити како рећи "не" у времену: боље је одмах одбити нешто учинити, него испунити рокове, учинити све лоше или се само исцрпити.
8
Покушаваш да поново направиш свој ритам
Најчешћи савет који се може чути када је у питању продуктивност је: “Само устани рано и учини више ујутро” - то је оно што Анна Винтоур, Тим Цоок и Рицхард Брансон наводно раде. Можда инспирисани њиховим примером, устајете у пет ујутро да вежбате, да се нађете са својом девојком на доручку и да будете за столом већ у деветој години - али уместо ведрине и спремности да брзо завршите ствари, осећате се претерано и уморно.
Нажалост, не постоји универзални рецепт за продуктивност. Могуће је да ће вам бити лакше тренирати и сусрести се с пријатељима не рано ујутро, него увече након посла - а врхунац ваше продуктивности није у девет ујутро, већ у три поподне, након паузе за ручак. Уместо да покушате да постанете шева, слушајте тело - тако ћете се осећати много боље.
Фотографије: цхерилвб - стоцк.адобе.цом, Номад_Соул - стоцк.адобе.цом