Последњи шприц: Како се брзо бавити пословима
алекандер савина
До краја седмице (и до краја године) наша једина жеља је да се брзо позабавимо послом и коначно почнемо да се одморимо. Постоји огромна разноликост књига и приручника о управљању временом - није тешко наћи оно што вам одговара. За оне који још нису спремни да се озбиљно упусте у ово питање, прикупили смо неколико савјета и трикова који ће вам помоћи да се брже носите са пословним проблемима и учините вас продуктивнијим.
Не тражите више задатака
Једноставни савет који мало њих следи: да би се брзо и добро носили са задатком, боље је да то урадите сами и, ако је могуће, уклоните све сметње. Није свако у могућности да се једнако добро концентрише на неколико ствари у исто вријеме, поготово ако сваки од њих захтијева урањање и пажњу - због тога пати квалитет рада.
Радне собе за ћаскање, инстант поруке, е-маил - све то је веома ометајуће. Размислите о томе како се можете ријешити ометања - на примјер, немојте одмах реагирати, чим се појави обавијест о новој поруци, забиљежите задатке трећих страна који се појављују тијеком рада како бисте их касније ријешили или групирали сличне задатке и одвојили вријеме за рјешавање проблема њих. Потоњи ће омогућити мање ометања - нећете морати да обнављате из једног типа задатка у други. Да би се следило ово начело, биће потребна дисциплина и озбиљна издржљивост - али резултат неће дуго трајати.
Планирајте свој радни дан
Листа задатака је једноставна техника која олакшава рад: можете процијенити стварну количину задатака и поставити реалне рокове за њихово извршавање. Без обзира на то колико бисте волели да верујете у супротно, али сви задаци имају различит степен важности - дакле, када планирате свој посао, одредите приоритете. Размотрите које доба дана сте најпродуктивнији и покушајте да решите најважније и најтеже задатке у овом тренутку. На пример, многи људи су више навикли да почињу дан провјеравањем своје радне поште, али то није увијек најбоље рјешење - ако сте најактивнији ујутро, прије него што се уморите и изгубите пажњу, боље је напустити ово вријеме за најтеже или креативне задатке који захтијевају концентрацију.
Састанци често могу прекинути дан - на примјер, ако се одржавају неколико сати након почетка радног дана, за које немате времена за завршетак барем једног задатка. Када планирате своје време, размислите да ли имате времена да урадите нешто пре и после састанака или између њих - можда је лакше одложити састанак за јутро? Поред тога, рад је непредвидљив, а ви можете имати непредвиђене задатке у било ком тренутку. Зато је боље да план за тај дан није био јако густ и да је било довољно времена за изненађења - рачунајте на 5-6 сати непрекидног рада.
Поставите себи рокове - и затегните их
Један од разлога зашто се не можемо брже носити са задатком - недостатак јасног рока: посао често траје све вријеме које му је додијељено. Посебно су важни рокови за тешке задатке: врло често скраћујемо и радимо на тешком задатку, јер нам се чини огромним - јасан рок помаже да га учинимо разумљивијим.
За почетак, покушајте да смањите рад на задатку за који обично трошите неколико сати, пола сата - можда сами нећете приметити како се носити са свиме брже него обично. Истина, вреди бити опрезна - поставите себи реалне рокове (не покушавајте да радите целог дана за два сата) и не доносите се ако нисте могли да извршите задатак у предвиђеном времену: не радите у сталном стресу и без панике.
Проводите мање времена са неважним задацима.
Нису сви радни задаци једнако важни - тако да се не исплати трошити исто вријеме на њих. Симон Реинолдс, пословни ментор, савјетује остављање десет минута или чак мање за мале задатке: најчешће не захтијевају савршене перформансе, тако да их можете донирати за важније задатке. Према речима Рејнолдса, може се уштедети и до 90 минута дневно - најважније је да се покуша намерно смањити време за задатке неколико пута дневно. Поред тога, један од најбољих начина за улазак у ритам на почетку радног дана је извођење малог (ово је важно!) И не најтежи задатак. Ово се може упоредити са јутарњим тренингом: осећаћете се боље и бити у могућности да радите друге ствари.
Још једна корисна техника - покушајте потрошити на доношење одлука само на минут. Често проводимо доста времена размишљајући о томе, али не увијек одлуке које су донесене постају боље. Ако приметите да често знате праву одлуку, али узмите времена, покушајте да поставите рок од 60 секунди.
Изаберите одговарајућу шему управљања временом.
Постоје многе технике које ће вам помоћи да постанете продуктивнији и боље изградите свој дан - главна ствар је да пронађете свој. Једна од најчешћих је "техника парадајза" (њен творац је користио тајмер у облику парадајза). Она се заснива на једноставној логици: потребно нам је време да се укључимо у посао и да га обавимо ефикасно и време за одмор. "Техника парадајза" подразумева да свој рад поделите на блокове - "парадајз".
Морате подесити тајмер на 25 минута (ово је један “парадајз”), током којег ћете радити само, а да вас не омета ништа друго. Након што се тајмер огласи, направите паузу од пет минута, а затим покрените нови блок. Након три или четири блока од 25 минута, узмите дуже паузе и одморите се 15-30 минута.
Не морате стриктно да се придржавате ових цифара: временски интервали могу бити било који, главна ствар није прекратка - иначе нећете имати времена да обавите одређену количину посла без да вас ометају. Ова техника је веома ефикасна: за блок времена у којем не радите ништа друго осим рада, можете ухватити много више. Поред тога, у "парадајзу" можете измерити колико времена ћете потрошити на одређени задатак - и боље је планирати своје време.
Размислите о томе шта можете одбити
Важно је адекватно и стриктно проценити количину вашег рада - онда ће се испоставити да је бржи. Тренер Марк МцЦартнеи хладнокрвно саветује да одбаци све непотребне ствари: процијените који су ваши задаци најважнији и најважнији, а које можете сигурно оставити (добро или покушати делегирати). Према Мекартнију, веома често се слажемо да урадимо нешто на машини, без размишљања о томе зашто је овај задатак важан и да ли је то заиста важно.
Критични приступ помаже да ваш живот буде лакши и приоритет. У пракси, ова препорука се првенствено бави е-поштом - размислите о томе како можете оптимизирати процес (на примјер, користити предлошке или аутоматске одговоре за е-поруке које не захтијевају пажљив одговор) и да ли су све поруке вриједне одговора или не.
Узми паузе
То већ знате: уморна особа једноставно не може ефикасно да ради. Често, да бисмо учинили више, тежимо да радимо дуже и без пауза, иако је вредно радити управо супротно. Свако ко је напустио ученикову навику да спава неколико сати дневно зна из искуства да ако се довољно наспавате и добро се одморите од посла у вечерњим сатима, постат ћете много продуктивнији и моћи ћете учинити много више него да сте дошли на посао у полусну. Такође, зауставите се што је више могуће. У исто време (и то такође знате) пауза би требало да буде високог квалитета: не би требало да се држите паметног телефона или да почнете да пребацујете преко Фацебоока - боље је да се мало удаљите од рачунара и одвратите пажњу од протока информација.
Будите искрени према себи
Можда најважнији савет: само ви можете тачно да разумете шта спречава вашу продуктивност. Често имамо мање времена због утврђених навика - и овдје треба искрено признати да је вриједно мијењања. Када дођете на посао, да ли проводите двадесет минута укључивања у процес? Да ли волите да пијете кафу са колегом после ручка? Стално пребацивање између задатака и не може се концентрисати на једну ствар? Држи се гласника? Знаш шта да радиш.